Vie privée chez ExcelleMD Inc.

Mise à jour : 7 juin 2022

ExcelleMD Inc. (« ExcelleMD ») et notre société mère WELL Health Technologies Corp. (« WELL », collectivement « nous ») sont fières de vous proposer le Site Web d’ExcelleMD (le « Site Web ») et les cliniques associées (les « cliniques »). ExcelleMD s’engage à protéger vos renseignements personnels et à se conformer aux lois applicables en matière de protection des données et de confidentialité. La présente « Politique de confidentialité » vous explique comment nous procédons.

Nous actualiserons cette politique de confidentialité au besoin. Veuillez la consulter régulièrement.

1. Quels renseignements collectons-nous?

Site Web

Témoins

À moins que vous ne les refusiez, notre site Web utilise des « Témoins » et d’autres technologies de collecte automatique de données avec votre consentement, afin de réunir des renseignements personnels chaque fois que vous visitez ou interagissez avec le site Web, y compris des identifiants uniques et des renseignements privilégiés comme l’adresse IP, l’utilisation technique, le type de navigateur, les paramètres du fuseau horaire, les préférences en matière de langue, le système d’exploitation, les identifiants uniques des appareils, l’historique des recherches, les temps de réponse des pages et la durée de la visite, les pages consultées, les préférences en matière de marketing ou de navigation et le comportement du parcours de navigation pour les interactions en ligne.

Ces Témoins nous aident à comprendre comment vous utilisez le Site Web et son contenu, afin d’y apporter des améliorations. Nous pouvons également utiliser ces témoins pour promouvoir nos services, avec du marketing et de la publicité. Ces témoins peuvent être consultés ou divulgués à des tierces parties, comme Google Analytics et Facebook Pixel, dans le but d’analyser l’utilisation du Site et de mieux vous proposer des publicités pertinentes.

Vous pouvez refuser les témoins ou empêcher les sites Web de tierces parties d’accéder à nos témoins, à l’aide des paramètres de confidentialité de votre navigateur. Toutefois, en refusant nos Témoins, vous pouvez certaines fonctions du Site Web et nous empêcher de vous fournir les renseignements et les services que vous avez demandés.

Formulaires du Site Web et portail des patients

Lorsque vous soumettez un formulaire sur le Site Web (ou que vous nous envoyez un courriel), nous collectons certains renseignements personnels vous concernant, comme votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre carte de santé, votre adresse et d’autres renseignements que vous saisissez (y compris les photos que vous pouvez télécharger). Ces renseignements seront utilisés pour créer un profil sur ExcelleMD, vérifier votre identité, répondre à votre demande ou nous permettre de vous contacter directement. Ces renseignements peuvent également être stockés dans le système de dossiers médicaux électroniques d’ExcelleMD, si vous êtes un de ses patients.

Marketing direct

Si vous vous inscrivez pour recevoir des communications promotionnelles ou de marketing direct de la part d’ExcelleMD ou de WELL, nous collecterons votre nom et votre adresse électronique pour vous informer des produits et services demandés.

Cliniques

Dans les cliniques, nous collectons certains renseignements personnels vous concernant, comme votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre adresse et vos renseignements relatifs à l’assurance/au paiement. Ces renseignements seront utilisés pour créer un profil sur ExcelleMD, vérifier votre identité, communiquer avec vous et facturer aux assureurs concernés les services de santé qui vous ont été fournis. WELL collectera également, soit directement auprès de vous, soit éventuellement auprès d’autres professionnels ou personnes-ressources du secteur de la santé, des renseignements personnels sur votre santé. Ces renseignements peuvent comprendre les problèmes présentés, les antécédents médicaux, les problèmes de santé et les traitements fournis. Seuls les renseignements personnels sur la santé nécessaires pour vous fournir les services de santé demandés seront collectés et stockés.

2. À quelles fins utilisons-nous les renseignements personnels?

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

  • gérer notre relation avec vous et vous fournir les renseignements que vous demandez;
  • mener des recherches et évaluer la recherche et le développement sur le Site Web et dans nos cliniques, notamment en analysant les données des tests, afin d’améliorer nos services;
  • communiquer avec vous concernant les demandes de renseignements, les demandes de service, les possibilités d’emploi ou les rappels de rendez-vous;
  • détecter, prévenir les atteintes à la sécurité ou enquêter sur celles-ci;
  • traiter les renseignements relatifs aux assurances ou autres renseignements de paiement;
  • protéger notre entreprise contre les erreurs, la fraude, le vol et les dommages;
  • conserver les dossiers appropriés à des fins administratives internes ou comme l’exige la loi;
  • examiner les diagnostics, les traitements et les services qui vous ont été fournis;
  • effectuer les consultations et le suivi appropriés;
  • prendre des rendez-vous dans les hôpitaux et autres services de santé, s’il y a lieu, conformément à l’ordonnance du médecin-conseil.

Nous nous réservons le droit d’agréger et d’anonymiser les renseignements personnels collectés et d’utiliser ces renseignements agrégés comme bon nous semble.

3. À qui faisons-nous part des renseignements personnels?

Nous pouvons être amenés à divulguer certains de vos renseignements personnels, y compris des renseignements personnels sur la santé, avec des fournisseurs de services tiers, afin de vous fournir les services que vous demandez. Nous ne faisons appel qu’à des fournisseurs de services qui garantissent un niveau comparable de protection de vos renseignements, comme le prévoit la présente Politique de confidentialité. Nos contrats avec nos fournisseurs de services garantissent qu’ils se conforment à cette obligation et n’utilisent vos renseignements personnels que pour les services demandés.

Exceptionnellement, nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans votre consentement dans les cas suivants :

  • lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels est autorisée ou exigée par la loi ou par des procédures réglementaires;
  • lors d’une situation d’urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité personnelle d’une personne;
  • lorsque nous avons besoin de l’avis juridique d’un avocat;
  • pour nous protéger contre la fraude;
  • à une agence de recouvrement afin de recouvrer nos comptes non payés; ou
  • pour faire enquête sur un manquement anticipé à un accord ou sur une infraction à la loi.

Si nous fusionnons avec une autre entreprise, nous vous informerons de tout impact sur vos renseignements personnels.

Site Web

Nous ne faisons part de vos renseignements personnels avec des fournisseurs de services que dans le but d’exploiter le Site Web. Potentiellement, cela comprend la divulgation de vos renseignements personnels pour :

  • fournir les services ou les renseignements demandés;
  • faire fonctionner et optimiser le Site Web;
  • le service à la clientèle.

Cliniques

Nous pouvons faire part de vos renseignements personnels, y compris vos renseignements personnels sur la santé, à des fournisseurs de services dans le cadre de l’administration de services de santé à votre intention. Cela inclut la divulgation possible de vos renseignements personnels pour :

  • vous recommander à un spécialiste ou à un autre professionnel de la santé;
  • effectuer des tests ou des analyses de laboratoire;
  • traiter les paiements ou émettre des factures aux fournisseurs d’assurance concernés;
  • vous donner accès aux renseignements ou rapports demandés, en passant par un fournisseur de services.

4. Combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que cela est nécessaire pour fournir les services pour lesquels ils ont été collectés, sinon, conformément aux exigences légales et réglementaires applicables.

Tous les renseignements personnels sur la santé collectés dans les cliniques seront conservés pendant au moins cinq ans, comme l’exige le Collège des médecins du Québec.

5. Comment assurons-nous l’exactitude des renseignements personnels?

Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts et à jour, mais nous comptons surtout sur vous pour nous aviser de tout changement aux renseignements personnels que vous nous avez fournis.

6. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous utilisons des mesures physiques, administratives et techniques raisonnables et appropriées, conçues pour vous aider à protéger vos renseignements personnels contre la perte, la divulgation ou l’accès accidentels ou illégaux. Seuls le personnel et les fournisseurs de services qui ont un motif légitime d’accéder aux renseignements personnels que nous collectons sont autorisés à le faire. Une formation sur la sécurité et sur la protection des données est également dispensée à tous les employés d’ExcelleMD. L’utilisation non autorisée de renseignements personnels par toute personne affiliée à ExcelleMD ou WELL est interdite et constitue un motif de sanction disciplinaire.

Tous nos contrats avec nos fournisseurs de services tiers, y compris nos fournisseurs de dossiers médicaux électroniques (DME), contiennent des clauses portant expressément sur la confidentialité et la gestion des données, ainsi que des engagements formels garantissant le respect de la législation sur la protection de la vie privée et la protection des renseignements personnels sur la santé.

Même si nous prenons toutes les mesures nécessaires pour protéger vos renseignements personnels, les atteintes à la sécurité ne peuvent être éliminées et nous ne pouvons garantir qu’aucune atteinte ne se produira jamais.

7. Où stockons-nous les renseignements personnels?

Site Web

Tous les renseignements personnels que nous collectons sur notre Site Web le sont au moyen de connexions sécurisées et sont stockés sur des serveurs sécurisés au Canada; toutefois, les renseignements personnels traités par nos fournisseurs de services tiers peuvent l’être à l’extérieur du Canada. Lorsqu’ils se trouvent à l’extérieur du Canada, les renseignements personnels sont assujettis aux lois du pays concerné, ce qui peut donner aux autorités gouvernementales le droit d’accéder à vos renseignements personnels.

Pour plus de renseignements sur nos fournisseurs de services ou sur l’endroit où nous stockons les renseignements personnels, communiquez avec nous, à privacy@well.company.

Clinique

Tous les renseignements personnels sur la santé que nous recueillons à la Clinique sont stockés dans des dossiers médicaux électroniques (DME). Nos accords avec nos fournisseurs de DME, et tous les autres fournisseurs de services tiers utilisés dans le cadre des activités de la Clinique, garantissent que tous les renseignements personnels sur la santé restent au Canada et que nos fournisseurs respectent toutes les lois pertinentes sur la protection de la vie privée et adhèrent à certaines normes de protection des données.

Pour plus de renseignements sur les fournisseurs de services tiers de notre Clinique et sur la manière dont vos renseignements personnels sur la santé sont protégés, contactez-nous à privacy@well.company.

8. Liens vers des sites de tierces parties

Notre Site Web peut vous mener à des sites Web de tierces parties, y compris des sites Web faisant la publicité d’autres produits ou services. Ces organisations sont séparées et distinctes de WELL et ont leurs propres politiques

de confidentialité. Nous ne sommes en aucun cas responsables de la manière dont une tierce partie collecte, utilise ou divulgue vos renseignements personnels. Il est donc important de vous familiariser avec les politiques de confidentialité de ces sites Web avant de leur fournir vos renseignements personnels.

9. Marketing direct

Vous pouvez vous inscrire pour recevoir des communications de marketing ou sur des promotions de WELL ou d’ExcelleMD. Lorsque vous y avez expressément consenti, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour vous informer sur nous et sur les produits et services proposés par WELL ou ExcelleMD, y compris les offres et événements promotionnels.

Si vous ne souhaitez plus recevoir de communications de marketing ou sur des promotions de notre part, vous pouvez vous retirer à tout moment :

  • en utilisant la fonction de désabonnement figurant dans nos courriels et autres communications électroniques; ou
  • en nous contactant par courriel, à marketing@well.company.

Dès que vous vous désabonnez, nous supprimons vos coordonnées de nos listes de marketing dans un délai de 48 heures.

10. Consentement

Nous obtiendrons le consentement du patient ou du médecin pour collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels (sauf lorsque nous sommes autorisés à le faire sans consentement). Le consentement peut être donné oralement, par écrit, par voie électronique, par l’intermédiaire d’un représentant autorisé, ou il peut être implicite lorsque le but de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels serait considéré comme évident, et que le patient fournit des renseignements personnels à cette fin.

11. Vos droits

Vous avez également le droit :

  • d’annuler ou de retirer votre consentement à l’utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels;
  • de demander l’accès à vos renseignements personnels, y compris vos renseignements personnels sur la santé;
  • de nous demander de restreindre l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels;
  • de vous opposer à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels;
  • de nous demander de modifier, mais pas de supprimer, certains renseignements (comme une adresse électronique);
  • de nous demander de transférer à une autre organisation les renseignements personnels que vous nous avez fournis; et
  • de nous demander de supprimer les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Pour exercer l’un de ces droits, contactez-nous à privacy@well.company. Si vous demandez l’accès à vos renseignements personnels sur la santé, nous pouvons transmettre votre demande au fournisseur de soins de santé concerné pour qu’il y réponde. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. Si nous ne pouvons pas accéder à votre demande, par exemple si vous faites une demande d’accès et que le fait de vous donner accès divulguerait des renseignements personnels sur une autre personne, nous en indiquerons les raisons.

Nous traiterons toutes les demandes avec la même attention.

12. Nous contacter

La responsabilité à l’égard de vos renseignements personnels est importante pour ExcelleMD et WELL. Si vous avez des questions (y compris sur la manière dont les renseignements personnels sont gérés), des plaintes ou des préoccupations concernant la présente Politique de confidentialité, ou si vous avez des raisons de croire que nous ne l’avons pas respectée, veuillez nous contacter en nous envoyant un courriel. Les questions concernant vos droits et responsabilités en vertu de la présente Politique de confidentialité peuvent être adressées à notre responsable de la protection de la vie privée, à l’adresse privacy@well.company.

Si vous n’êtes toujours pas satisfait après nous avoir contactés, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale chargée de la protection de la vie privée.